Papiermanagement, Belegdigitalisierung und Archivlogistik

Mit über 20 Jahren Erfahrung bei der Archivierung im Rahmen der Abrechungsprüfung Apotheken und Sonstiger Leistungserbringer sowie der Datenverarbeitung DMP bieten wir Ihnen Papiermanagement und Archivlogistik auf höchstem Niveau.

Annahme der Papierkonvolute an den Archivstandorten
Abholung der Papierkonvolute von externen Standorten und Transport zu den Archivstandorten
Optional bildgestützte Herstellung von Daten
Archivierung der papierhaften Akten/Unterlagen sowie elektronische Archivierung im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen
Lieferung angeforderter Ziehaufträge
Sach- und fristgerechte Vernichtung nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist

Die Archivierung erfolgt gemäß den Standards für die Archivierung von Sozialdaten. Alle Belegarten sowie individuelle Medien (z. B. Microfiches) werden berücksichtigt. Zur Archivverwaltung haben wir eine eigenentwickelte Software im Angebot, die wir unseren Kunden als Webanwendung zur Verfügung stellen können: ArchivAnfrage.

Papiermanagement

Bereitstellung geeigneter Container (Archivkartonagen) für die Aktenabholung
Abtransport auf Paletten im GPS-überwachten Transportfahrzeug mit geschlossenem und verschlossenem Kofferaufbau inkl. Verplombung
Registrierung und datenbankgestützte Einlagerung zur schnellen Wiederauffindbarkeit
Erfassung des Archivguts durch die Software Archivanfrage
Kurzfristige elektronische oder physische Bereitstellung von Archivgut
Rücklieferung von Originalen bei Bedarf

Belegdigitalisierung

Aufbereitung des Belegguts durch Entklammern, Vorsortieren, Vorgangsvereinzelung, Barcodeetikettierung bei Bedarf
Scannen in schwarz-weiß oder Farbe mit einer Auflösung von 150 bis 400 dpi
Signatur nach Standard PKCS#7
Doppelabzugskontrolle und Vollständigkeitskontrolle durch Ultraschall-Sensoren an den Scannern
Einsatz von Hochleistungsscannern mit einer Kapazität von je 250 Blatt pro Minute
Bereitstellung der Images auf einer Datenbank unseres eigenen Rechenzentrums

Archivlogistik

Zwei Archivstandorte in Leipzig und Taucha
13.900 m² Grundfläche
Lagerkapazität bis zu 9.000 Euro-Paletten
Zertifizierung nach ISO 9001 und ISO 11799
Zügige Ziehauftragsbearbeitung durch ständiges Personal vor Ort
Sicherheitsdienst, Einbruch-meldeanlage, Videoüberwachung, Bewegungsmelder, Einzäunung, Zutrittskontrollsystem
Keine besondere Gefahr im Umfeld der Standorte durch Überschwemmungen, Erdrutsche, feuer- und explosionsgefährliche Anlagen, Industrieeinrichtungen mit schädlichen Gasen
Vernichtung auf Grundlage der ISO 66399 in Schutzklasse 3 und Sicherheitsstufe 4
Löschung von Daten nach BSI-konformem Löschkonzept