Kundenservice

Fragen & Antworten

Fragen rund um das Abrechnungsmanagement

Hier finden Sie alle wichtigen Informationen rund um Ihre Abrechnung. Wir haben die häufigsten Fragen übersichtlich nach verschiedenen Themenbereichen zusammengestellt und entsprechende Antworten formuliert.

Mit den Funktionen des DAVASO-Portals machen wir die Abrechnung für Sie so einfach wie möglich – für mehr Transparenz bei der Rechnungsbearbeitung, für mehr Unabhängigkeit von Servicezeiten und vor allem für eine schnellere Bearbeitung Ihrer Rechnungen. Die FAQ zum DAVASO Portal finden Sie ebenfalls hier auf dieser Seite.

*** 4 TIPPS FÜR EINE SCHNELLERE ABRECHNUNG ***

  1. Damit wir Ihre Abrechnung schnellstmöglich verarbeiten können trennen Sie die Abrechnung nach Kostenträgern.
  2. Verzichten Sie bei den Papierunterlagen auf Tackerklammern oder andere feste Verbindungen der Dokumente. Das Enttackern der Unterlagen nimmt sehr viel Zeit in Anspruch und kann die Bearbeitung verzögern.
  3. Senden Sie uns zu Ihren postalischen Rechnungen einen elektronischen Datensatz. So können wir Ihre Rechnungen sehr viel schneller bearbeiten.
  4. Kleben Sie Haftnotizen mit Klebestreifen auf eine A4-Seite, damit sie nicht verloren gehen. Bitte verwenden Sie keinen Klebestift, da sich die Belege lösen können, wenn der Kleber trocknet.

Fragen rund um die Rechnung

Allgemeine Informationen

  • In unserem Kostenträgerverzeichnis haben wir alle Informationen rund um die Abrechnung über DAVASO für Sie aufbereitet.
  • Zugrunde liegen die aktuellen Kostenträgerdateien auf der Website des GKV-Spitzenverbandes: GKV-Spitzenverband.

Bei Fragen rund um das Abrechnungsverfahren bekommen Sie Hilfe und Unterstützung bei Ihrem Berufsverband. Den Berufsverbänden liegen die für Ihre Abrechnung relevanten Informationen vor und diese können dort von Ihnen erfragt werden. Die Websites der Kostenträger bieten ebenso viele wichtige Informationen zum Abrechnungsverfahren und zu Besonderheiten an.

Die Postanschrift und DTA-Annahme finden Sie im Kostenträgerverzeichnis auf unserer Website.
Hier geht’s zum Kostenträgerverzeichnis.

  • Zur schnelleren Bearbeitung Ihrer Rechnung senden Sie uns am besten alles als elektronischen Datensatz (DTA). Das verkürzt die Bearbeitungszeit Ihrer Rechnung erheblich.
  • Bei der postalischen Einsendung Ihrer Unterlagen verzichten Sie bitte auf:
    + Tackerklammern: Diese müssen erst aufwendig entfernt werden und führen zu einer längeren Bearbeitungszeit Ihrer Rechnung.
    + Haftnotizen: Diese führen ebenso zu einer erheblichen Verlängerung der Bearbeitungszeit Ihrer Rechnung und können verloren gehen.
  • Damit wir Ihre Abrechnung schnellstmöglich verarbeiten können trennen Sie die Abrechnung nach Kostenträgern.

Ob Sie Originalunterlagen einreichen müssen variiert von Kostenträger zu Kostenträger. Am besten schauen Sie in den jeweiligen Verträgen mit dem Kostenträger nach. Häufig finden Sie Informationen hierzu auch auf der Website des Kostenträgers. Wir empfehlen Ihnen falls erforderlich immer die Originalunterlagen einzureichen, keine Kopien.

  • Dies hat technisch-organisatorische Gründe. Für die schnelle Bearbeitung Ihrer Abrechnung ist deshalb die Beachtung der Postanschrift von großer Bedeutung.
  • Die Informationen zur jeweils korrekten Postanschrift finden ganz einfach in unserem Kostenträgerverzeichnis.

Fragen zum IK

Sie können Ihr Institutionskennzeichen (IK-Nummer, IK) bei der Arbeitsgemeinschaft für Institutionskennzeichen (ARGE IK) beantragen. Diese ist für die Vergabe der IK zuständig. Wie Sie die ARGE IK erreichen und welche Angaben für die Beantragung notwendig sind, können Sie hier nachlesen: www.dguv.de.

Sie können Ihre Bank-/Adressdaten bei der Arbeitsgemeinschaft für Institutionskennzeichen (ARGE IK) ändern. Wie Sie die ARGE IK erreichen und welche Angaben für die Änderung der gespeicherten Daten notwendig sind, können Sie hier nachlesen: www.dguv.de .

Fragen zu Urbelegen und DTA

Es könnte sein, dass Ihre Rechnung bereits beglichen ist. Auf Ihrem Avis können Sie die Daten vergleichen und nachvollziehen, ob bereits abgerechnet wurde. Kontrollieren Sie am besten die Teilbeträge, den Rechnungsbetrag oder die Belegnummer der Datenträgerabrechnung. In diesem Fall müssen Sie uns keine Urbelege nachreichen.

Dies können Sie ganz leicht im DAVASO-Portal überprüfen. Dort wird Ihnen angezeigt, ob die Daten angekommen sind. Zusätzlich können Sie mit dem TA-Validator im DAVASO-Portal Ihre Datensätze vor der Übermittlung überprüfen. Sind alle Pflichtfelder ausgefüllt, ist in Zahlenfeldern Text enthalten, ist das richtige Dateiformat gewählt?

Melden Sie sich am besten gleich an: DAVASO-Portal.

  • In der E-Mail finden Sie die genaue Beschreibung des Fehlers. Sie können den Datensatz einfach korrigieren und erneut zusenden.
  • Wussten Sie schon, dass Sie im DAVASO-Portal mit dem TA-Validator Ihre Datensätze prüfen können? Der TA-Validator überprüft, ob Sie alle Pflichtfelder ausgefüllt haben, ob Zahlenfelder Text enthalten und ob Sie das richtige Dateiformat gewählt haben. Melden Sie sich am besten gleich an: portal.davaso.de.
  • Ja, sehr gern. Sie können uns für alle Leistungsbereiche elektronische Daten zur Abrechnung zur Verfügung stellen. Dies erleichtert und beschleunigt den Abrechnungsprozess und führt unter Umständen zu einer früheren Zahlung.
  • Wir können für alle veröffentlichten Technischen Anlagen zum Datenträgeraustauschverfahren Daten annehmen und verarbeiten.

Fragen zur Rechnung

In unserem DAVASO-Portal haben Sie die Möglichkeit für alle teilnehmenden Kostenträger den Status Ihrer Rechnung digital und jederzeit online abzufragen.

Noch nicht angemeldet? Hier geht’s zur Anmeldung: zum DAVASO-Portal.

  • Es kann verschiedene Gründe geben, warum Ihre Rechnung noch nicht bezahlt wurde. Im DAVASO-Portal können Sie anhand der Statussymbole (z.B. „Datensatz eingegangen“, „in Prüfung“, „Zahlung ist veranlasst“) nachvollziehen, in welchem Bearbeitungsschritt sich die Rechnung gerade befindet.
  • Ein wichtiger Hinweis von uns: Bitte beachten Sie, die Zahlfrist beginnt mit vollständigem Posteingang (Urbelege und Daten oder papierhafte Abrechnung) bei DAVASO. Gleichen Sie bitte Ihre in eigenen Systemen hinterlegten Zahlfristen damit ab.
  • TIPP: Wenn Sie zukünftig den Abrechnungsprozess beschleunigen möchten, senden Sie zu all Ihren Rechnungen die DTA-Daten. Wir können für alle Leistungsbereiche Daten annehmen und verarbeiten.
  • Noch nicht angemeldet im DAVASO-Portal? Hier geht es zur Anmeldung: Anmeldung DAVASO-Portal.

Rechnungen für Kostenträger, für die wir keinen Bearbeitungsauftrag haben, dürfen wir nicht bearbeiten. Diese werden bei uns als Irrläufer eingestuft und an Sie zurückgesendet. Schauen Sie einfach auf der Webseite des jeweiligen Kostenträgers oder in der Kostenträgerdatei des GKV-Spitzenverbandes nach. Dort finden Sie die richtige Rechnungsadresse.

In diesem Fall können Sie die Kopien der rechnungsbegründeten Unterlagen bei uns einreichen. Ergänzen Sie einfach Ihre Kopien um einen Hinweis, dass die Originale verloren gegangen sind.

Hierzu brauchen Sie uns nur schriftlich über die Stornierung informieren. Mehr müssen Sie nicht tun.

Fragen zur Rechnung Hebammen

  • Leider können wir Ihnen bei der Eintragung in die Vertragspartnerliste nicht behilflich sein.
  • Um in die Vertragspartnerliste aufgenommen zu werden, können Sie sich an Ihren Berufsverband der Hebammen, vom Verband der von Hebammen geleiteten Einrichtungen oder an den GKV-Spitzenverband wenden.

Fragen rund um die Zahlung

Zahlfristen

  • Für die Bezahlung Ihrer Rechnung ist der vollständige Eingang der Rechnungsdaten und rechnungsbegründenden Unterlagen ausschlaggebend.
  • Sind Ihre Abrechnungsunterlagen vollständig – d. h. elektronischer Datensatz (DTA) und Rechnungen mit Verordnungen (Papierunterlagen) – bei der zuständigen Stelle (Kostenträgerverzeichnis) eingegangen,
    ist die Bezahlung der Rechnung nach 21 Kalendertagen fällig.
  • Als Zahltag gilt der Tag der Überweisung oder Übersendung von Zahlungsmitteln oder der Tag der Übergabe des Überweisungsauftrages an ein Geldinstitut.
  • Fällt das Fristende auf einen Samstag, Sonntag oder gesetzlichen Feiertag, so tritt die Fälligkeit erst am nächstfolgenden Arbeitstag ein.

Fragen rund um die Absetzung

Fragen zur Absetzung

  • Leider können wir Ihnen hier nicht weiterhelfen. Kostenübernahmeerklärungen/Genehmigungen können ausschließlich die Kostenträger erteilen. Sie finden die dazu notwendigen Informationen auf den Websites der Kostenträger. Hier werden Ihnen die Abläufe, Ansprechpartner und Kontaktmöglichkeiten übersichtlich aufgelistet. Wenn Sie die fehlende Kostenübernahmeerklärung/Genehmigung erhalten haben, können Sie sie bei uns nachreichen.
  • Wussten Sie schon? Für viele Leistungsbereiche können Sie die fehlenden Unterlagen über die digitale Rechnungskorrektur im DAVASO-Portal schnell und einfach online nachreichen.
    Melden Sie sich gleich an unter: portal.davaso.de.
  • Leider können wir Ihnen über Versichertenverhältnisse keine Auskunft erteilen. Bitte wenden Sie sich hierzu an den zuständigen Kostenträger.
  • Im DAVASO-Portal können Sie für viele Leistungsbereiche nach Klärung des Versichertenverhältnisses per Mausklick in Einspruch gehen und fehlende Unterlagen schnell und einfach digital nachreichen. Erfahren Sie mehr über die Funktion digitale Rechnungskorrektur und melden Sie sich gleich an unter: portal.davaso.de.
  • Reichen Sie uns einfach die vorliegende Bewilligung mit einem Einspruch nach. Daraufhin prüfen wir die Rechnung erneut.
  • Für viele Leistungsbereiche können Sie die fehlenden Unterlagen über die digitale Rechnungskorrektur im DAVASO-Portal schnell und einfach online nachreichen.
    Erfahren Sie mehr über die Funktion digitale Rechnungskorrektur und melden Sie sich gleich an unter: portal.davaso.de.

Leider können wir Ihnen hier nicht weiterhelfen. Auskünfte zu Bewilligungen oder zum Kostenvoranschlag kann Ihnen ausschließlich der zuständige Kostenträger geben. Sie finden die dazu notwendigen Informationen auf den Websites der Kostenträger. Hier werden Ihnen die Abläufe, Ansprechpartner und Kontaktmöglichkeiten übersichtlich aufgelistet.

Fragen zur Absetzung Hebammen

  • Bei Abwesenheit der Mutter erfolgt die Leistungserbringung bei der Person, die das Kind betreut. Auf der Versichertenbestätigung ist die dafür vorgesehene Gebührenposition kenntlich zu machen. Die Abrechnung erfolgt mit der Krankenkasse des Kindes und ist somit nur über die Versichertenkarte des Kindes abrechnungsfähig. Eine Begründung dafür ist in den Abrechnungsdaten anzugeben. Für Leistungen bis zum 31.10.2025 ist zusätzlich die Benennungen der unterzeichnenden Person mit Name und Funktion vertraglich vorgeschrieben.
  • Die Korrektur des Kostenträgers auf den Urbelegen ist ausreichend. Der Einspruch ist im Verarbeitungskennzeichen 04 mit den geänderten Urbelegen einzureichen.
  • Die Abrechnung ist bei dem zum Zeitpunkt der Leistungserbringung zuständigen Kostenträger einzureichen. Für Rückfragen zu einem Wechsel der Krankenkasse wenden Sie sich bitte an die Versicherte. Sie benötigen die Originale nicht um die Rechnung bei dem zuständigen Kostenträger einzureichen. Unsere Abrechnungsprüfung und die Kopien der rechnungsbegründenden Unterlagen sind ausreichend.
  • Abrechnungen erfolgen ausschließlich unter dem jeweiligen in der Vertragspartnerliste Hebammen gelisteten gültigen IK (siehe Anlage 2 zum Vertrag nach § 134a SGB V Abrechnung, §1 Verwendung des Institutionskennzeichens, Absatz 3 und 4). Bitte überprüfen Sie Ihre Zugehörigkeit bei Ihrem Verband und setzen Sie sich mit diesem in Verbindung. Eine Klärung oder Eintragung kann nur der Verband herbeiführen. Erst nach erfolgter Eintragung durch den Verband in die Vertragspartnerliste, kann eine neue Rechnung als Einspruch mit dem Verarbeitungskennzeichen 04 eingereicht werden.
  • Für alle ab dem 01.11.2025 erbrachten quittierungspflichtigen Leistungen ist es nicht mehr möglich die fehlenden Unterschriften nachzureichen. Die Einholung von nachträglichen Unterschriften ist gemäß Anlage 1.1, § 12, Absatz 1 unzulässig. Eine Nachzahlung kann nicht erfolgen.

Fragen rund um Einsprüche

Fragen zu Einsprüchen

  • Sie haben die Möglichkeit, Ihren Einspruch digital im DAVASO-Portal über die Funktion Digitale Rechnungskorrektur einzureichen.
  • Alternativ können Sie diesen auch schriftlich übermitteln. Bitte beachten Sie hierbei, dass Sie unser Absetzungsschreiben zwingend mit einreichen.
  • Auf dem Absetzungsschreiben finden Sie auch hilfreiche Hinweise dazu.
  • Erfahren Sie mehr über die Funktion digitale Rechnungskorrektur und melden Sie sich gleich an unter: portal.davaso.de.
  • Sie erhalten im DAVASO-Portal über die Funktion Digitale Rechnungskorrektur Auskunft über den Bearbeitungsstand Ihres Einspruches. Auf anderem Wege können wir Ihnen leider aktuell keine Auskunft geben.
  • Erfahren Sie mehr über die Funktion digitale Rechnungskorrektur und melden Sie sich gleich an unter: portal.davaso.de.

Fragen zum Korrekturverfahren für Heilmittel

Seit dem 1. Juli 2020 gilt für den Heilmittelbereich das Korrekturverfahren. Sie haben die Möglichkeit, unter nachfolgendem Link umfassende Informationen zum Korrekturverfahren zu erhalten: www.gkv-datenaustausch.de.

  • Nachberechnungen, Zuzahlungsnachforderungen und Einsprüche zu Ursprungsrechnungen müssen nach dem neuen Korrekturverfahren (mit dem zugehörigen Verarbeitungskennzeichen) elektronisch an uns übermittelt werden.
  • Auf www.gkv-datenaustausch.de finden Sie ausführliche Informationen zum Korrekturverfahren.
  • Korrekturrechnungen können Sie auch per Post einreichen. Leider müssen wir Ihnen gemäß § 303 SGB V dafür einen pauschalen Abschlag von max. 5 Prozent des Rechnungsbetrages abziehen.
  • Auf www.gkv-datenaustausch.de finden Sie ausführliche Informationen zum Korrekturverfahren.

Fragen zum Korrekturverfahren für Hebammen mit Startdatum 01.10.2025

Seit dem 1. Oktober 2025 gilt für den Hebammenbereich das Korrekturverfahren verpflichtend. Es entfällt somit die Möglichkeit Einsprüche über das DAVASO-Portal oder schriftlich einzureichen. Sie haben die Möglichkeit, sich bei Ihrem Verband zu informieren oder hier umfassende Informationen zum Korrekturverfahren zu erhalten.

  • Nachberechnungen und Einsprüche zu Ursprungsrechnungen müssen nach dem neuen Korrekturverfahren (mit dem zugehörigen Verarbeitungskennzeichen) elektronisch an uns übermittelt werden. Es entfällt somit die Möglichkeit Einsprüche über das DAVASO-Portal oder schriftlich einzureichen.
  • Auf www.gkv-datenaustausch.de finden Sie ausführliche Informationen zum Korrekturverfahren.
  • Bei einer Erstrechnung mit dem Verarbeitungskennzeichen 01 handelt es sich um eine Rechnung, die zum ersten Mal bei dem betreffenden Kostenträger eingereicht wird (auch bei einem Krankenkassenwechsel). Es handelt sich ebenfalls um eine Erstrechnung, wenn Sie eine Vollabsetzung aufgrund fehlender rechnungsbegründender Unterlagen oder eines fehlerhaften Datensatzes erhalten haben. Die Rechnung ist erneut mit dem Verarbeitungskennzeichen 01 und den dazugehörigen Urbelegen einzureichen.
  • Bei einem Einspruch mit dem Verarbeitungskennzeichen 04 handelt es sich immer um Korrekturen zu einer Rechnungskürzung. Hier sind die Einspruchsunterlagen zwingend mit einzureichen.
  • Eine Nachberechnung mit dem Verarbeitungskennzeichen 02 ist nur möglich, wenn bei der Erstrechnung eine Abrechnungspositionsnummer (z.B. Materialpauschalen, Wegegeld etc.) zur Hauptleistung vergessen wurde abzurechnen und bereits ein Anspruch auf Vergütung bestand. Wurde bei der Hauptleistung zu wenig abgerechnet, so ist hier lediglich der Differenzbetrag einzureichen. Das erneute einreichen der Rechnungsbegründeten Unterlagen ist nicht notwendig.
  • Um die Verarbeitung der Rechnung im Korrekturverfahren sicherzustellen, ist zwingend eine getrennte Rechnungslegung je Verarbeitungskennzeichen notwendig.
  • Korrekturrechnungen können Sie auch per Post einreichen. Leider müssen wir Ihnen gemäß § 303 SGB V dafür einen pauschalen Abschlag von max. 5 Prozent des Rechnungsbetrages abziehen.
  • Auf www.gkv-datenaustausch.de finden Sie ausführliche Informationen zum Korrekturverfahren.

Fragen zum neuen Hebammenhilfevertrag mit Startdatum 01.11.2025

Sie haben die Möglichkeit, sich bei Ihrem Verband zu informieren. Den Hebammenhilfevertrag, gültig ab 01.11.2025, können Sie hier einsehen. Die gemeinsamen FAQ und Umsetzungshinweise sind hier nachzulesen.

  • Rechnungen haben entweder ausschließlich Leistungen nach dem neuen oder ausschließlich Leistungen nach dem früheren Vertrag zu enthalten. Mischrechnungen sind vertraglich ausgeschlossen.
  • Leistungen, die vor dem Tag des Inkrafttretens erbracht wurden, werden ausschließlich auf Grundlage und innerhalb der Fristen des früheren Vertrages abgerechnet. Bitte verwenden Sie für Leistungen, die bis zum 31.10.2025 erbracht wurden, weiterhin die seit 01.10.2018 geltenden Vordrucke für die Versichertenbestätigungen.
  • Als Nachweis der Leistungserbringung für Leistungen ab dem 01.11.2025 sind die in der Anlage 6 enthaltenen Versichertenbestätigungen (Formulare 3.1 bis 3.5) zu nutzten. Veraltete Formulare sind ab Inkrafttreten der neuen vertraglichen Fassung des Hebammenhilfevertrages nicht zulässig.

Haben Sie Anmerkungen oder Ideen für weitere Inhalte, können Sie uns gern eine E-Mail schreiben: info302@davaso.de

DAVASO Portal – Allgemeines

Mit den Funktionen des DAVASO-Portals machen wir die Abrechnung für Sie so einfach wie möglich – für mehr Transparenz bei der Rechnungsbearbeitung, für mehr Unabhängigkeit von Servicezeiten und vor allem für eine schnellere Bearbeitung Ihrer Rechnungen.

Hier finden Sie zu vielen Fragen ganz einfach und schnell eine Antwort. Über das Inhaltsverzeichnis gelangen Sie ganz einfach zu den verschiedenen Themenbereichen.

Sie haben Anregungen oder weitere Fragen, die Sie hier gern beantwortet haben möchten? Dann stellen Sie Ihre Frage gern per E-Mail: portal-info@davaso.de

Mit dem DAVASO-Portal stellen wir Leistungserbringern verschiedene Online-Services zur Verfügung. Sie können bspw. den Status Ihrer eingereichten Rechnungen verfolgen, Ihre Absetzungsschreiben downloaden oder den Zuzahlungsstatus von mehr als 25 Mio. Versicherten in Echtzeit abfragen.

Melden Sie sich gleich an und nutzen Sie unseren Service: portal.davaso.de

Wir erweitern das Angebot unserer Funktionen immer weiter. Aktuell können Sie im DAVASO-Portal folgende Funktionen nutzen:
– Rechnungsrecherche
– Zahlungsavis
– Download Absetzungsschreiben
– Digitale Rechnungskorrektur
– Zuzahlungsprüfung
– TA-Validator

Die Grundfunktionen des DAVASO-Portals können von allen angemeldeten Usern genutzt werden. Für die Funktionen Rechnungsrecherche und Zuzahlungscheck muss der User einem IK zugeordnet werden. Wie Sie ein IK hinterlegen, finden Sie hier.

Alle Funktionen des Portals sind rund um die Uhr nutzbar – direkt und ohne Wartezeiten. Hier können Sie unabhängig, selbstbestimmt und jederzeit online den Bearbeitungstand Ihrer Rechnungen einsehen oder die anderen Services nutzen.

Die Registrierung und die Nutzung der aktuellen Funktionen des DAVASO-Portals ist kostenlos.

Die aktuellen Nutzungsbedingungen finden Sie hier: Nutzungsbedingungen.

Aktuell steht Ihnen das DAVASO-Portal als Webapplikation für den Zugriff über Desktop-Browser sowie mobile Geräte zur Verfügung.

Datenschutz

  • Alle Informationen rund um den Datenschutz finden Sie hier: Datenschutz.
  • Der Umgang mit sensiblen Sozialdaten und sonstigen datenschutzrelevanten Themen hat bei der DAVASO GmbH seit jeher oberste Priorität. Alle Geschäfts- und Arbeitsprozesse werden entsprechend der gesetzlichen Bestimmungen ausgeführt, mit besonderer Sorgfalt gelebt und nachhaltig gesichert.
  • Zudem erfolgt jegliche Kommunikation zwischen Abrechner oder Leistungserbringer und dem DAVASO-Portal verschlüsselt, nach dem vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) empfohlenen Verschlüsselungsprotokoll TLS 1.2. Weitergehende Informationen finden Sie hier: Datenschutz.
  • Sowohl für die Nutzung der Zuzahlungsprüfung, beim Download von Absetzungsschreiben und bei der Einreichung von Einsprüchen haben wir eine weitere Schutzmaßnahme, eine Zwei-Faktor-Authentifizierung, eingeführt. Mehr dazu finden Sie hier: Zwei-Faktor-Authentifizierung.

Registrierung und Anmeldung

  • Gehen Sie auf die Portal-Website.
  • Klicken Sie auf „Konto erstellen“.
  • Registrieren Sie sich mit Vorname, Nachname, einer aktuellen E-Mail-Adresse und vergeben Sie ein Passwort. Die Verwendung von Pseudonymen ist nicht gestattet.
  • Unter Zustimmung der Nutzungsbedingungen bekommen Sie eine Bestätigungs-E-Mail.
  • Durch einen Klick auf den Link in der E-Mail wird Ihre Registrierung abgeschlossen.
  • Um alle Funktionen im Portal vollumfänglich nutzen zu können, hinterlegen Sie nach der Registrierung ein IK.

Beim erstmaligen Aufruf eines Moduls werden Sie gebeten notwendige Informationen (wie zum Beispiel ein IK) zu hinterlegen. Danach folgen Sie den Anweisungen im DAVASO-Portal. Nach Freischaltung sind die zusätzlichen Informationen an Ihrem Account hinterlegt und können auch für andere Module abgerufen werden.

  • Öffnen Sie das Menü (oben rechts) und wählen Sie Meine Unternehmen.
  • Gehen Sie auf den Reiter IK freischalten.
  • Geben Sie das gewünschte IK für die Freischaltung ein und bestätigen Sie die Angaben unter Beachtung der Nutzungsbedingungen.
  • Das IK wird nun in dem Reiter Übersicht unter Meine Unternehmen im Bereich Beantragte Institutionskennzeichen angezeigt.

Die Freischaltung eines beantragten IK kann über zwei Wege erfolgen:

A: Für das beantragte IK gibt es keinen Administrator: Die Anfrage wird von DAVASO bearbeitet. Wenn die Anfrage angenommen wurde, erhalten Sie eine Bestätigungs-E-Mail sowie postalisch einen PIN-Brief. Die Eingabe der PIN aus dem Brief erfolgt unter Meine Unternehmen im Reiter Übersicht. Durch einen Klick auf das entsprechende IK im Bereich Beantragte Institutionskennzeichen wird durch die Aufklappfunktion das PIN-Eingabefeld sichtbar. Nach erfolgreicher Bestätigung der PIN wird das IK im Bereich Freigeschaltete Institutionskennzeichen angezeigt.

B: Für das beantragte IK gibt es einen Administrator: Die Anfrage wird von einem Administrator des IK bearbeitet. Wenn die Anfrage angenommen wurde, erhalten Sie eine Bestätigungs-E-Mail. Das IK wir dann im Bereich Freigeschaltete Institutionskennzeichen angezeigt.

  • Die Eingabe der PIN aus dem Brief erfolgt unter Meine Unternehmen im Reiter Übersicht. Durch einen Klick auf das entsprechende IK im Bereich Beantragte Institutionskennzeichen wird durch die Aufklappfunktion das PIN-Eingabefeld sichtbar. Nach erfolgreicher Bestätigung der PIN wird das IK im Bereich Freigeschaltete Institutionskennzeichen angezeigt.
  • Die Zustellung des Briefes kann nach der versendeten Bestätigungs-E-Mail zur Freischaltung eines IK bis zu 10 Tage in Anspruch nehmen. Sollten Sie nach dieser Zeit keinen Brief erhalten haben, kontaktieren Sie bitte unser Service-Center per E-Mail an portal-info@davaso.de.
  • Hierzu melden Sie sich mit Ihrer E-Mail-Adresse und Kennwort an. Sie finden den Menüpunkt Zugang in Ihrem Benutzermenü im rechten oberen Bereich.
  • Der neue Nutzer erzeugt über „Konto erstellen“ mit einer anderen E-Mailadresse einen weiteren Zugang. Nach Beantragung des Institutionskennzeichens erhält der Administrator Ihres Unternehmens eine Anfrage zur Freischaltung in seinem Zugang. Sobald diese durch den Administrator freigegeben wurde, sind die Funktionen nutzbar.
  • Wenden Sie sich in diesem Fall bitte an portal-info@davaso.de

Administration und Unternehmensverwaltung

  • Mit der Administrator-Rolle können Unternehmen die Zugriffe zu Modulen, für die ein IK erforderlich ist, individuell steuern. Unter Meine Unternehmen > Verwaltung können Administratoren alle für ihre IK freigeschalteten Nutzer sehen und die Verwaltung (das Annehmen, Ablehnen oder Sperren) neuer Nutzeranfragen für das jeweilige IK übernehmen. Machen sie dies nicht, bleiben die Anfragen offen und die Nutzer können die Module nicht verwenden. Neuen Nutzeranfragen werden im oberen Bereich der Verwaltungsseite angezeigt.
  • Administratoren haben auch die Möglichkeit, Nutzer, die bereits für eines Ihren verwalteten IK freigeschaltet sind, anderen administrierten IK hinzuzufügen. Dies erfolgt im unteren Bereich der Verwaltungsseite. Werden mehr als ein IK verwaltet, so gibt es bei jedem bereits aktivierten Nutzer die Funktion Hinzufügen. Mit dieser wird der entsprechende Nutzer einem anderen IK hinzugefügt. Damit der Nutzer auch alle Module für das neue IK verwenden kann, muss er nach dem Hinzufügen noch über den Aktivierungsschalter aktiviert werden.
  • Alle nutzerbezogenen Funktionen (aktivieren/deaktivieren, Administrator-Rolle erteilen/entziehen, löschen) lassen sich für jeden Nutzer pro IK oder global für alle verwalteten IK durchführen. Die globalen Funktionen finden Sie im rechten Bereich der Verwaltungstabelle.
  • Für die Beantragung der Administrator-Rolle gibt es drei Wege.
  • A: Ein IK wird zum ersten Mal für die Benutzung eines Moduls registriert: An die bei der ARGE IK hinterlegte Adresse wird ein PIN-Brief zu Händen der Geschäftsführung versendet. Der Nutzer, der die PIN zur Freischaltung verwendet, erhält die Administrator-Rolle. Die PIN-Eingabe erfolgt unter Meine Unternehmen > Übersicht über die Ausklappfunktion zum entsprechenden IK im Bereich Beantragte Institutionskennzeichen.
  • B: Ein bereits freigeschalteter Administrator ernennt Sie zum Administrator.
  • C: Es gibt freigeschaltete Nutzer für ein IK, für das es aktuell keinen Administrator gibt: Unter Meine Unternehmen > Übersicht im oberen Bereich Freigeschaltete Institutionskennzeichen durch Klick auf das entsprechende IK werden Informationen zum Unternehmen ausgeklappt. Hier erscheint nun die Funktion Administrator-Rolle beantragen welche ein PIN-Briefverfahren bei DAVASO auslöst.
  • Es kann maximal drei Administratoren für ein IK geben.
  • Administratoren sehen an dem grünen Administrator-Symbol in der Benutzerverwaltung unter Meine Unternehmen > Verwaltung, wer ebenfalls als Administrator für ihr IK registriert ist. Nutzer, die keine Administrator-Rolle besitzen, sehen die Administratoren sowie andere Nutzer zu einem IK aus Datenschutzgründen nicht.
  • Administratoren sehen die Anzahl nicht beantworteter Nutzeranfragen in der Navigationsleiste oben rechts. Außerdem werden ausstehende Anfragen im oberen Bereich unter Meine Unternehmen > Verwaltung angezeigt. Bei neuen Anfragen werden Sie über das Portal-Postfach sowie eine E-Mail (einmal täglich) informiert.
  • Über Meine Unternehmen > + IK freischalten können weitere IK für das Unternehmen registriert werden. Die Freischaltung erfolgt über einen Administrator des Unternehmens oder per PIN-Briefverfahren. In der Übersicht unter Meine Unternehmen finden Sie eine Auflistung aller für Sie freigeschalteten und beantragten IK.
  • Ja. Bitte fügen Sie die fehlenden IK über Meine Unternehmen > + IK freischalten mit dem freiwählbaren Haupt-Account hinzu.
  • Nicht mehr verwendete Accounts sollten über die Navigation unter Zugang löschen gelöscht werden.

Passwort und Benutzername

  • In der Anmeldemaske gibt es dazu die Funktion Passwort vergessen? Nach Eingabe der registrierten E-Mail-Adresse erhalten Sie per E-Mail einen Link, mit dem Sie ihr Passwort neu vergeben können.
  • Nutzer mit Administratorrechten müssen zusätzlich zum Zurücksetzen des Passwortes die PIN, die sie bei der Registrierung im postalischen Identifikationsverfahren erhalten haben, eingeben. Liegt die PIN nicht mehr vor, kann diese im Dialog zum Kennwort-Zurücksetzen über PIN nicht vorhanden? neu beantragt werden. Die PIN wird an die bei der ARGE IK hinterlegte Adresse zu Händen der Geschäftsführung versendet.
  • Kontaktieren Sie bitte hierzu unser Service Center. Sie erreichen uns von Montag bis Freitag von 08:00 Uhr bis 17:00 Uhr via E-Mail an portal-info@davaso.de.
  • Die PIN kann im Dialog zum Kennwort-Zurücksetzen über PIN nicht vorhanden? neu beantragt werden. Die PIN wird an die bei der ARGE IK hinterlegte Adresse zu Händen der Geschäftsführung versendet.

Zwei-Faktor-Authentifizierung

  • Sowohl in der Zuzahlungsprüfung als auch beim Download der Absetzungsschreiben ist für die vollumfängliche Nutzung eine Zwei-Faktor-Authentifizierung nötig. Dabei werden zwei verschiedene und voneinander unabhängige Komponenten (Faktoren) als Identitätsnachweis des Nutzers abgefragt. Im DAVASO-Portal ist der erste Faktor Ihre E-Mail-Adresse und Ihr dazugehöriges Passwort bei der Anmeldung im Portal. Der zweite Faktor ist ein zeitlich begrenztes Einmalpasswort (TOTP-Verfahren), bestehend aus einer Zahlenkombination, welche über eine zusätzliche App auf Ihrem Smartphone immer wieder neu generiert wird.
  • Grundsätzlich eignen sich alle Apps, die ein TOTP-Verfahren mit SHA512 unterstützen. Wir empfehlen den Authenticator von 2FAS oder den Google Authenticator. Diese Apps finden Sie in den Stores für Android und iOS.
  • Die Aktivierung der Zwei-Faktor-Authentifizierung erfolgt im Bereich Meine Daten im Unterpunkt Sicherheit.
  • Im DAVASO-Portal finden Sie zudem kurze Erklärvideos zur Einrichtung, die Ihnen nach der Registrierung zur Verfügung stehen.
  • Zur Einrichtung der Zwei-Faktor-Authentizifierung muss der Link in der automatisch versendeten E-Mail angeklickt werden. Erhalten Sie keine E-Mail – prüfen Sie auch Ihren Spam-Ordner – wenden Sie sich bitte an das Service-Center per E-Mail portal-info@davaso.de.
  • Das verwendete TOTP-Verfahren für die Zwei-Faktor-Authentifizierung ist ein zeitbasiertes System. Hierbei ist es wichtig, dass die Uhrzeit Ihres Smartphones oder Rechners aktuell ist und mit der Zeit des DAVASO-Portals übereinstimmt. Falls Sie die Meldung erhalten „Der eingegebene Token ist ungültig“ kann eine erneute Synchronisierung mit einem Zeit-Server das Problem lösen.
  • Über Ihre Smartphone-Einstellung können Sie automatisch Zeitsynchronisierung aktivieren.
  • Ähnliche Funktionen finden Sie auch in den Apps oder Browser-Plugins.
  • Nicht alle Apps haben die benötigte SHA512 Verschlüsselung. Die Einrichtung funktioniert zwar, Sie erhalten jedoch die Meldung Token ungültig. Wir empfehlen den Authenticator von 2FAS oder den Google Authenticator. Diese Apps finden Sie in den Stores für Android und iOS.
  • Normale QR-Scanner-Apps können hier nicht verwendet werden!
  • Prüfen Sie, ob Sie für das Einlesen des QR-Codes eine Authenticator-App oder ein entsprechendes Browser Plugin verwenden. Wir empfehlen hier die App von 2FAS oder den Google Authenticator für Google Chrome, Edge, Safari oder Mozilla Firefox. Über den hier angegebenen Link wird automatisch der korrekte Browser-Store verwendet.
  • Wird der Code trotz Authenticator-App/Browser-Plugin nicht erkannt, melden Sie sich noch einmal vom DAVASO-Portal ab. Nach einer erneuten Anmeldung können Sie über Meine Daten eine neue E-Mail für die Einrichtung des Zwei-Faktor-Verfahrens beantragen. Dabei wird ein neuer und aktueller QR-Code generiert, den Sie dann wieder über Ihre App oder das Browser-Plugin einlesen können.
  • Eine Reaktivierung der Verknüpfung auf einem neuen Endgerät erfordert – wie bei der ersten Einrichtung – den Zugriff auf den zur Anmeldung benutzen E-Mail-Account mit einer Authentifizierungs-App. Führen Sie alle Aktivierungsschritte mit dem neuen Gerät noch einmal durch.
  • Die Neuaktivierung der Zwei-Faktor-Authentifizierung erfolgt unter dem Menüpunkt Meine Daten im Bereich Sicherheit. Hier bitte auf den Button „aktiviert“ klicken und die Deaktivierung bestätigen, nun führen Sie bitte alle Aktivierungsschritte mit dem neuen Gerät noch einmal durch.

Rechnungsrecherche

  • Die Rechnungsrecherche ist eine Funktion bei der Sie Ihre eingereichten Rechnungen digital nachverfolgen können. Sie sehen den aktuellen Status Ihrer Rechnung sowie die möglichen Absetzungsgründe in einer Detailansicht. Durch einen Suchbereich mit verschiedenen Filterfunktionen behalten Sie den Überblick über Ihre Abrechnung bei DAVASO. Zusätzlich werden Ihnen die Absetzungsschreiben digital und zum Download zur Verfügung gestellt.
  • Sie können alle Rechnungen bis 24 Monate nach Bearbeitungsabschluss einsehen. Dieser Zeitraum wird nicht verlängert, wenn es im Verlauf dieser 24 Monate Änderungen zur Rechnung gibt.
  • Hierfür kann es verschiedene Gründe geben:

    1. Die papierhaften rechnungsbegründenden Unterlagen oder die elektronischen Abrechnungsdaten sind noch nicht bei uns eingegangen.
    2. Der Abschluss der Rechnungsbearbeitung liegt mehr als 6 Monate in der Vergangenheit.
    3. Nur der Zahlungsempfänger kann die eingereichten Rechnungen sehen. Das kann entweder der Leistungserbringer oder der Abrechner sein, sofern sich diese beiden Parteien unterscheiden. Es ist nicht möglich, dass beide Parteien die eingereichte Rechnung sehen können.
    4. Die Krankenkasse für die Sie die Rechnung einsehen möchten, ist noch nicht Teil unserer Plattform. Zurzeit können wir für 33 gesetzliche Krankenkassen den Service der Rechnungsrecherche anbieten.
  • Die verschiedenen Symbole auf der Abbildung geben Ihnen eine Übersicht über den aktuellen Bearbeitungsstand Ihrer eingereichten Rechnung. Hier finden Sie eine Legende mit kurzen Beschreibungen. 
  • Suchen Sie nach der entsprechenden Rechnung und wechseln Sie per Klick auf die Rechnungsnummer in die Ansicht Rechnungsdetails. Hier können Sie im unteren Bereich nun eine Rückfrage an DAVASO stellen. Bitte geben Sie eine Telefonnummer und einen Ansprechpartner an und wählen Sie den Anfragegrund aus. Gern können Sie uns einen Freitext mit weiteren Hinweisen hinterlassen. Wir melden uns per E-Mail oder telefonisch zur Anfrage bei Ihnen zurück.

Zahlungsavis

  • Die Digitale Zahlungsavise ermöglicht Ihnen ein optimiertes Zahlungscontrolling. Sie finden alle Zahlungsdaten zur Ihren Rechnungen digital und können diese herunterladen. Mit der Filterfunktion finden Sie die gesuchten Zahlungsinformationen schnell und einfach. Ebenso haben Sie die Möglichkeit, Ihre Zahlungsdaten direkt als CSV-Datei zu exportieren und in Ihrem Buchhaltungssystem weiterzubearbeiten.
  • Die Funktion steht für alle Leistungsbereiche zur Verfügung. Welche Krankenkassen bereits für die Digitale Zahlungsavise freigeschaltet sind, sehen Sie im Portal im Filter >Kostenträger<.
  • In der Übersicht finden Sie Ihre Avis. Hier können Sie neben allgemeinen Rechnungsinformationen (Kostenträger, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum) Ihren Forderungsbetrag und den Zahlbetrag einsehen.
  • Die Zahlungsavis können von allen Usern, die für das IK freigeschaltet sind, eingesehen werden. Es ist keine 2-Faktor-Authentifizierung nötig.
  • Mit unserer Filterfunktion können Sie nach Kostenträger, Zahlungsavisnummer, Überweisungsbetrag, Zahldatum, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und IK filtern. Die Funktion ist für alle teilnehmenden Krankenkassen verfügbar. Welche Krankenkassen für die Digitale Zahlungsavise freigeschaltet sind, sehen Sie im Portal unter dem Filter >Kostenträger<.
  • Im ersten Schritt können Sie über die Filteroption >Kostenträger< überprüfen, ob der Kostenträger die Digitale Zahlungsavise im Portal unterstützt. Sollten Sie die Krankenkasse dort nicht finden, können Sie die Zahlungsavis per E-Mail bei uns anfordern.
  • Eventuell sind Sie für das IK, für welches die Zahlung erfolgte, nicht freigeschaltet. Gern können Sie dieses IK im Menü oben rechts unter Meine Unternehmen dann IK freischalten noch beantragen.

Absetzungsschreiben und Dokumente

  • Wir stellen Ihnen im DAVASO-Portal Absetzungsschreiben und andere abrechnungsrelevante Dokumente als PDF zum Download bereit. Alle Dokumente, die zu einer Rechnung existieren, werden in chronologischer Reihenfolge dargestellt. Sie erhalten eine E-Mail, sobald ein neues digitales Dokument im Portal für Sie bereitliegt.
  • Sie haben die Wahl. Im DAVASO-Portal können Sie selbst entscheiden, ob Sie die Schreiben per Post und digital erhalten wollen oder nur noch digital. Der Service gilt für alle teilnehmenden Krankenkassen.
  • Sie können die Zustellungsoptionen für Absetzungsschreiben im DAVASO-Portal im Bereich Meine Unternehmen anpassen. Um Absetzungsschreiben und andere Abrechnungsdokumente nicht mehr per Post zu bekommen, wählen Sie Zustellung online aus und bestätigen Ihre Auswahl mit Ändern. Die Umstellung dauert ggf. einige Tage und kann jederzeit rückgängig gemacht werden.
  • Unter der Funktion Rechnungsrecherche klicken Sie auf die gewünschte Rechnung und finden die Absetzungsschreiben dann im Menüpunkt Rechnungsdetails. In der Detailansicht finden Sie alle Absetzungsschreiben (im PDF-Format), die zur jeweiligen Rechnung vorhanden sind.
  • Die Absetzungsschreiben sind so lange sichtbar, wie die dazugehörigen Rechnungsinformationen – regulär bis 6 Monate nach Bearbeitungsschluss. Sollte es z. B. eine Änderung im Absetzungsschreiben geben, werden sowohl das erste sowie das korrigierte Schreiben in chronologischer Reihenfolge zur Verfügung gestellt.
  • Die Absetzungsschreiben können zunächst nur vom Administrator eines IK eingesehen werden. Dieser muss die Funktionserweiterung für alle weiteren Nutzer unter Meine Unternehmen freischalten.
  • Die Absetzungsschreiben sind nur für teilnehmende Krankenkassen verfügbar.
  • Absetzungen werden erst im Portal angezeigt, wenn die Statusleiste des Bearbeitungsstandes vollständig durchlaufen wurde.

Digitale Rechnungskorrektur

  • Mit der Funktion können Sie Einsprüche zu bereits geprüften Rechnungen online einreichen. Nach eingelegtem Einspruch können Sie den Status Ihres Einspruchs nachvollziehen. Die Bearbeitungshistorie können Sie anschließend als Nachweis herunterladen.
  • Die Funktion steht für alle Leistungsbereiche zur Verfügung, bis auf Heilmittel.
  • Im Leistungsbereich Heilmittel sind Korrekturen per DTA zu übermitteln und deshalb von der Rechnungskorrektur ausgeschlossen.
  • Die Funktion ist nur für teilnehmende Gesetzliche Krankenkassen verfügbar. DAVASO behält sich vor, die Funktion für verschiedene Leistungsbereiche gestaffelt freizuschalten. Über den zeitlichen Ablauf der Freischaltung halten wir Sie in den Portalnews auf dem Laufenden.
  • Der Button zur Einreichung der Korrektur wird erst eingeblendet, wenn die Statusleiste des Bearbeitungsstandes vollständig durchlaufen wurde.
  • Jeder Nutzer, der im DAVASO-Portal für ein IK freigeschaltet ist und die Zwei-Faktor-Authentifizierung eingerichtet hat, kann digitale Einsprüche einlegen. Die Aktivierung der Zwei-Faktor-Authentifizierung erfolgt im Bereich Meine Daten im Unterpunkt Sicherheit. Eine Schritt-für-Schritt Anleitung zur Einrichtung via Smartphone und Desktop finden sie hier: Anleitung.
  • Um digitale Einsprüche einreichen zu können, ist die Aktivierung der Zwei-Faktor-Authentifizierung notwendig.
  • Hier finden Sie weitere Informationen zur Zwei-Faktor-Authentifizierung.
  • Sie können Dokumente als JPG, PNG und PDF hochladen. Die maximale Dateigröße beträgt 5 MB. Pro Upload können Sie maximal 10 Belege anhängen.

Zuzahlungsprüfung

  • Bei dem Modul Zuzahlung handelt es sich um eine schnelle und sichere Variante, den Zuzahlungsstatus für mehr als 25 Mio. Versicherte digital abzufragen. Sie benötigen nur die Krankenversichertennummer (eKVNR) sowie die Krankenkasse des Versicherten zur Überprüfung und können sich gleichzeitig den Anruf bei der Krankenkasse sparen.
  • Geben Sie die Krankenversichertennummer (eKVNR) sowie die Krankenkasse des Versicherten in die Suchmaske ein. Das Modul Zuzahlung zeigt Ihnen den aktuellen Status der Zuzahlung.
  • Bei den Ergebnissen der Abfrage kann es in wenigen Fällen zu Abweichungen kommen. Beispielsweise kann ein in letzter Zeit durchgeführter Krankenkassenwechsel eines Versicherten oder eine Fusion von Krankenkassen zu einer Datenabweichung führen.

TA-Validator

  • Mit dem Prüfmodul können Sie überprüfen, ob der von Ihnen erstellte Rechnungsdatensatz den Vorgaben der Technischen Anlagen entspricht.
  • Ziehen Sie dafür einfach die Datei per Drag-and-Drop in die Benutzeroberfläche und klicken Sie auf Datei prüfen. Um die Arbeit zu beschleunigen, können Sie auch gleichzeitig mehrere Dateien prüfen lassen.

Browser

  • Für die Nutzung des DAVASO-Portals sollten Sie jeweils die aktuelle Version des Browsers/Betriebssystems verwenden. Wir empfehlen hier aktuelle Browser wie zum Beispiel Microsoft Edge, Mozilla Firefox, Google Chrome oder Safari.
  • Falls Ihr Unternehmen den Internet Explorer 11 einsetzt, achten Sie bitte darauf, dass durch firmeninterne Sicherheitseinstellungen das Portal unter https://portal.davaso.de/ aufgerufen werden kann. Ist der Aufruf über den IE 11 nicht möglich, probieren Sie bitte einen der oben vorgeschlagenen Browser.